Chez ECES, nous considérons que les audits, les contrôles financiers, les évaluations et le suivi des projets sont essentiels à notre engagement en faveur de la transparence et constituent des occasions d'améliorer la mise en œuvre de nos activités dans le respect d'une gestion financière efficace.
Chaque projet fait l'objet d'un suivi constant tout au long de sa durée de vie, à l'aide d'un ensemble de critères d'audit, financiers et de gestion. ECES assure également ce suivi par le biais d'un logiciel interne spécialement conçu, dans lequel toutes les pièces justificatives scannées sont stockées dans le logiciel pour chaque dépense. Chaque dépense, ainsi que toutes les pièces justificatives numérisées, est liée dans le logiciel à des lignes budgétaires spécifiques du budget approuvé, ce qui permet un contrôle constant du niveau des dépenses et prépare le terrain pour les vérifications finales des dépenses et les audits externes.
Nos projets sont audités conformément aux exigences de nos donateurs, avec des vérifications externes des dépenses, des cours des comptes, des audits de systèmes externes, des évaluations de suivi axées sur les résultats et des audits finaux. Nous effectuons aussi régulièrement des audits internes. Vous trouverez plus de détails sur ces différents types d'audits ci-dessous.
ECES a été soutenue dans la préparation de tous ses exercices d'audit et de vérification financière par PME-Conseils le cabinet spécialisé dans la comptabilité, la gestion d'entreprise et la fiscalité qui soutient ECES depuis 2013 dans l'ensemble de la gestion financière.
Compte tenu de la taille atteinte par ECES, les comptes annuels, après avoir fait l'objet d'un audit externe, sont soumis à la Banque nationale de Belgique et publiés par celle-ci. Depuis 2011, les comptes de ECES ont été soumis et audités.
Par exemple, si l'on considère uniquement les contrats signés par ECES depuis 2017 avec l'UE (pour une valeur de 95.340.322 EUR), ECES a fait l'objet d'un total de 71 exercices d'évaluation entre les vérifications des dépenses des projets, le système externe et les audits financiers contractés à la fois par ECES et l'UE.
En effet, sur les 15 contrats de subvention attribués par l'UE à ECES depuis 2017 et selon l'article 16 des conditions générales applicables aux contrats de subvention financés par l'Union européenne pour des actions extérieures, ECES a réalisé sur ses projets :
- 26 vérification des dépenses du projet
- 24 évaluations qui ont été acceptées par les délégations de l'UE concernées.
En plus de cela, l'UE a passé des contrats avec l'extérieur :
- 10 Audits financiers externes
- 3 Audits externes du système
- 3 Évaluations externes des ROM
- 2 Évaluations finales externes
Enfin, la Cour des comptes de l'UE, en collaboration avec les délégations de l'UE concernées, a déployé des systèmes et des audits financiers pour notre projet en Afrique du Sud, au Nigeria et en Jordanie.
Vous pouvez trouver la liste détaillée des audits ci-dessous.
La vérification des dépenses et les audits financiers/systémiques sont effectués principalement selon les indications des donateurs concernant les sociétés d'audit qu'ils souhaitent voir utiliser par ECES pour des pays ou des projets spécifiques. Sinon, ECES collabore avec les meilleures sociétés d'audit au niveau mondial, comme KPMG, PWC, Deloitte, Moore et Ernst & Young.
Nous sommes extrêmement satisfaits des résultats positifs des vérifications et évaluations susmentionnées et nous avons apprécié les commentaires des rapports des délégations de l'UE et des auditeurs internes. Depuis notre création, toutes les vérifications et tous les audits des dépenses ont été couronnés de succès et aucun acte répréhensible ou problème de mauvaise gestion n'a été signalé.
Malheureusement, les rapports de vérification des dépenses et d'audit des projets ne peuvent pas être rendus publics, conformément aux règles respectives des donateurs, des organisations et des organes de gestion électorale qui financent ECES, mais ils restent à leur disposition pour toute utilisation qu'ils souhaiteraient.
Enfin, tout le personnel du siège a passé la certification ISO:9001 sur les normes de gestion de la qualité afin de mieux préparer et superviser les audits externes et internes.
Liste des évaluations externes et des vérifications des dépenses externes contractées par l'UE pour les projets ECES 2017-2022.
I. Vérifications externes des dépenses des projets/audits financiers
Les audits des actions de coopération au développement financées par l'UE doivent être réalisés par des auditeurs externes professionnels. À cette fin, l'UE conclut des contrats de service avec des auditeurs externes sur la base du contrat-cadre d'audit INTPA, de contrats-cadres de service locaux/régionaux ou à la suite d'un appel d'offres.
Depuis 2018, ECES a procédé à 9 vérifications externes des dépenses des projets ou audits financiers au Nigeria, en Jordanie, en Éthiopie et en Afghanistan.
| N. | Projet | Type d'audit/évaluation | Date du rapport |
| 1 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Vérification des dépenses externes - Année 1 | 2018 |
| 2 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Vérification des dépenses externes - Année 2 | 2022 |
| 3 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Évaluation finale du projet | 2021 |
| 4 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Vérification des dépenses externes - Année 1,2,3 | 2022 |
| 5 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Vérification des dépenses externes - Année 4 | 03/10/2022 - 07/10/2022 |
| 6 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie (EURECS Ethiopie) | Vérification des dépenses externes | Avril 2023 |
| 7 | Prévention, atténuation et gestion des conflits électoraux et de la violence potentielle en Éthiopie (PEV Éthiopie) | Vérification des dépenses externes | 14/11/2022 - 18/11/2022 |
| 8 | Projet de soutien à la durabilité et à l'intégrité électorale en Afghanistan (PROSES) | Vérification des dépenses externes | 14/11/2022 - 18/11/2022 |
| 9 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie Plus (EURECS+ Ethiopie) | Vérification des dépenses externes | Avril 2023 |
| 10 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Vérification de l'erreur résiduelle | Décembre 2023 |
II. La Cour des comptes
En tant qu'auditeur externe indépendant de l'UE, la Cour des comptes européenne (CCE) veille aux intérêts des contribuables européens. Elle ne dispose pas de pouvoirs juridiques mais s'efforce d'améliorer la gestion du budget de l'UE par la Commission européenne et fait rapport sur les finances de l'UE.
ECES a fait l'objet d'une évaluation de la Cour des comptes en 2021 au Nigeria et de deux évaluations en 2022 en Afrique du Sud et en Éthiopie.
| 11 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie (EURECS Ethiopie) | Cour des comptes - Année 2 | 2022 |
| 12 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Cour des comptes - Année 3 | 2021 |
| 13 | Projet de soutien à la prévention, l'atténuation et la gestion des conflits et des violences potentielles liés aux élections en Afrique du Sud (PEV-RSA) | Cour des comptes - Projet complet | 2022 |
III. Audits externes du système
Les audits de systèmes se concentrent sur la conception et/ou l'efficacité opérationnelle du système de contrôle interne de ECES.
Les audits de systèmes peuvent être utiles avant le lancement d'un projet, aux premiers stades de sa mise en œuvre et parfois à mi-parcours. Dans ces cas, les audits de systèmes peuvent avoir un impact grâce à l'analyse des systèmes de contrôle interne par l'auditeur et aux recommandations d'amélioration qui en découlent.
ECES a réalisé trois audits externes du système en 2018, 2019 et 2023, respectivement au Nigeria, en Jordanie et en Éthiopie.
| 14 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Audit du système - Année 1 | 2018 |
| 15 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Audit du système - Année 1 | 2019 |
| 16 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie (EURECS Ethiopie) | Audit du système | Avril 2023 |
IV. Évaluations externes des ROM
Le suivi axé sur les résultats (ROM) est le système de suivi externe des DG INTPA et NEAR, qui vise à renforcer le contrôle interne, la responsabilité et la capacité de gestion de la Commission européenne en mettant l'accent sur les résultats. Il soutient les unités opérationnelles du siège et les délégations de l'UE dans leurs fonctions de suivi interne et d'établissement de rapports, en complétant leur travail par un service de suivi indépendant et externe fourni tout au long des différentes phases du cycle d'intervention.
ECES compte 3 évaluations ROM depuis 2017 en Jordanie et aux Comores.
| 17 | Projet d'appui à la Crédibilité et à la Transparence des Elections aux Comores (PACTE Comores) | Évaluation du ROM | 2017 |
| 18 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Évaluation du ROM | 2019 |
| 19 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Évaluation du ROM | 2021 |
V. Évaluations finales externes
L'évaluation systématique et en temps utile de ses programmes et activités est une priorité établie de la Commission européenne et elle est menée par des consultants indépendants.
Les interventions sont systématiquement évaluées en fonction de la qualité et des résultats des actions dans le cadre d'une politique de coopération en constante évolution, qui met l'accent sur les approches axées sur les résultats et la contribution à la mise en œuvre des objectifs de développement durable (ODD).
| 20 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Évaluation finale du projet | 2021 |
| 21 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Évaluation finale du projet | 2021 |
VI. Liste de l'évaluation et de la vérification des dépenses contractées par ECES pour les projets d'ECES 2017-2022
Conformément aux règlements de ses donateurs, ECES s'est soumis à plusieurs vérifications internes des dépenses des projets et à des audits externes. Depuis 2018, ECES a effectué vingt vérifications internes des dépenses et des audits externes aux Comores, en Jordanie, au Nigeria, au Gabon, en Éthiopie, à Madagascar, en Afghanistan et en Afrique du Sud.
| N. | Projet | Type d'audit/évaluation | Date du rapport |
| 1 | Projet d'appui à la Crédibilité et à la Transparence des Elections aux Comores (PACTE III Comores) | Vérification des dépenses - Projet complet | 2018 |
| 2 | Projet d'Appui à l'Observation Electorale Nationale et au plaidoyer démocratique au Gabon (PAON GABON) | Vérification des dépenses - Projet complet | 2018 |
| 3 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Vérification des dépenses - Année 1 | 2018 |
| 4 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Vérification des dépenses - Année 2+3 | 2019 |
| 5 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Vérification des dépenses - Année 1 | 2019 |
| 6 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Vérification des dépenses - Année 2 | 2020 |
| 7 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Vérification des dépenses - Année 3 | 2020 |
| 8 | Projet d'Appui au Dialogue Démocratique au Gabon (PADD GABON) | Vérification des dépenses - Projet complet | 2020 |
| 9 | Gestion des conflits électoraux et de la violence potentielle en Éthiopie (PEV Éthiopie) | Vérification des dépenses - Année 1 | 2020 |
| 10 | Prévention de la violence électorale à Madagascar (PEV Madagascar) | Vérification des dépenses - Projet complet | 2020 |
| 11 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Vérification des dépenses - Année 3 | 2021 |
| 12 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Vérification des dépenses - Année 4 | 2021 |
| 13 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie (EURECS Ethiopie) | Vérification des dépenses - Année 1 | 2021 |
| 14 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie (EURECS Ethiopie) | Vérification des dépenses - Année 2 | 2021 |
| 15 | Projet de soutien à l'amélioration de la durabilité et de l'intégrité électorale en Afghanistan (PROSES) | Vérification des dépenses - Projet complet | 2021 |
| 16 | Projet de soutien à la prévention, à l'atténuation et à la gestion des conflits et des violences potentielles liés aux élections en Afrique du Sud (PEV-RSA) | Vérification des dépenses - Projet complet | 2021 |
| 17 | Projet d'Appui à l'Observation citoyenne du Cycle électoral de la Transistion 2020-2022 au Mali (PRO Observation Mali) | Vérification des dépenses - Année 1 | 2022 |
| 18 | Soutien de l'UE aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EU-JDID) | Vérification des dépenses - Année 4 + Extension sans frais | 2022 |
| 19 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie (EURECS Ethiopie) | Vérification des dépenses - Année 3 | 2022 |
| 20 | Prévention, atténuation et gestion des conflits électoraux et de la violence potentielle en Ethiopie (PEV Ethiopia) | Vérification des dépenses - Année 2 + Extension sans frais (1) | 2022 |
| 21 | Prévention, atténuation et gestion des conflits électoraux et de la violence potentielle en Ethiopie (PEV Ethiopia) | Vérification des dépenses - Année 2 + Extension sans frais (2) | 2022 |
| 22 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie Plus (EURECS + Ethiopie) | Vérification des dépenses - Année 1 | 2022 |
| 23 | Projet d'Appui à l'Observation citoyenne du Cycle électoral de la Transistion 2020-2022 au Mali (PRO Observation Mali) | Vérification des dépenses - Année 2 | 2023 |
| 24 | Projet de promotion de la paix et de la cohésion au Kenya par la prévention et l'atténuation des conflits électoraux. | Vérification des dépenses - Année 1 | 2023 |
| 25 | Soutien de l'UE à la gouvernance démocratique au Nigeria - Soutien à l'INEC (EU SDGN) | Vérification des dépenses - Projet complet | 2023 |
| 26 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie Plus (EURECS + Ethiopie) | Vérification des dépenses - Projet complet | 2023 |
VII. Liste des évaluations contractées par ECES pour ECES de 2017 à 2022
| N. | Projet | Type d'évaluation | Date du rapport |
| 1 | Une réponse européenne au soutien du cycle électoral - Ethiopie (EURECS Ethiopia) | Évaluation à mi-parcours | 2021 |
| 2 | Prévention, atténuation et gestion des conflits électoraux et de la violence potentielle en Éthiopie (PEV Éthiopie) | Évaluation finale | 2022 |
| 3 | Soutien de l'Union européenne aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EUJDID) | Évaluation finale | 2020 |
| 4 | Soutien de l'Union européenne aux institutions démocratiques et au développement de la Jordanie (EUJDID) | Évaluation à mi-parcours | 2019 |
| 5 | Initiative Citoyenne pour la Consolidation de la Paix, Leadership et Stabilité (INCIPALS Madagascar) | Évaluation finale | 2016 |
| 6 | Prévention de la violence électorale dans la Communauté de développement de l'Afrique australe (PEV SADC) | Évaluation finale | 2017 |
| 7 | Projet de soutien à la prévention, l'atténuation et la gestion des conflits et des violences potentielles liés aux élections en Afrique du Sud (PEV RSA) | Évaluation finale | 2020 |
| 8 | Projet d'Appui à l'observation électorale nationale et au plaidoyer démocratique au Gabon (PAOEN Gabon) | Évaluation finale | 2018 |
| 9 | Projet d'Appui à la Crédibilité et à la Transparence des Elections en République de Guinée II (PACTE Guinee II) | Évaluation finale | 2017 |
| 10 | Projet d'Appui à la Crédibilité et à la Transparence du processus Electoral Union des Comores (PACTE COMOROS) | Évaluation finale | 2015 |
| 11 | Projet d'Appui à la Crédibilité et à la Transparence du processus Electoral Union des Comores II (PACTE Comores II) | Évaluation | 2016 |
| 12 | Projet d'Appui à la Crédibilité et à la Transparence du processus Electoral Union des Comores III - (PACTE Comores III) | Évaluation | 2018 |
| 13 | Projet d'appui à la prévention et la gestion de conflits et violences potentiels liés aux élections à Madagascar (PACTE Madagascar) | Évaluation finale II | 2014 |
| 14 | Projet d'appui à la prévention et la gestion de conflits et violences potentiels liés aux élections à Madagascar (PEV Madagascar) | Évaluation finale | 2019 |
| 15 | Projet d'Appui au Dialogue Démocratique au Gabon (PADD Gabon) | Évaluation finale | 2020 |
| 16 | Projet d'Appui au Processus électoral au Sénégal (PAPES) | Évaluation | 2017 |
| 17 | Projet d'Appui pour le renforcement des capacités de la société civile et des institutions nationales en droits humains, en genre et en démocratisation (PARCDD) Comores | Évaluation finale | 2018 |
| 18 | Projet d'Appui à la Crédibilité et à la Transparence des Elections au Burkina Faso | Évaluation finale | 2016 |
| 19 | Projet d'Appui à la Crédibilité et à la Transparence des Elections au Burkina Faso | Évaluation à mi-parcours | 2016 |
| 20 | Projet d'Appui à la Crédibilité et à la Transparence des Elections au Burkina Faso (PACTE BF) | Évaluation ex-post - externe | 2021 |
| 21 | Soutien de l'Union européenne à la gouvernance démocratique au Nigeria, volet 1 (EUSDGN) | Évaluation à mi-parcours | 2020 |
| 22 | Projet de promotion de la paix et de la cohésion au Kenya par la prévention et l'atténuation des conflits électoraux. | Évaluation finale | 2023 |
| 23 | Réponse européenne au soutien du cycle électoral en Ethiopie Plus (EURECS + Ethiopie) | Évaluation finale | 2023 |
| 24 | Projet d'Appui à l'Observation citoyenne du Cycle électoral de la Transistion 2020-2022 au Mali (PRO Observation Mali) | Évaluation finale | 2023 |
