Les Procédures Opérationnelles Standard (POS) d’ECES sont un document intégré contenant toutes les informations, procédures et instructions régissant notre travail.
Ces Procédures Opérationnelles Standard sont le résultat des années d'expérience collective d’ECES dans la mise en œuvre réussie de projets d'assistance électorale, principalement financés par l’UE, et intègre l'ensemble des expériences professionnelles accumulées par le Conseil d'Administration et par l'Unité de Gestion d'ECES, dans le domaine de l'observation et de l'assistance électorales.
Les SOP visent à rassembler dans un seul document toutes les informations, procédures et instructions nécessaires pour identifier, formuler et mettre en œuvre des activités, ainsi que pour traiter avec le suivi, l'évaluation, la communication, la visibilité et l'audit de tous les projets d’ECES.
La déclaration de principes explique en outre comment assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau d’ECES, de ses activités au siège et sur le terrain, étant donné que la direction stratégique et la gestion de projets relèvent toujours du siège d'ECES, tandis que la coordination et la mise en œuvre des activités sont assurées par l'équipe de coordination des projets, sous la supervision et la direction du siège.
Cette approche est cruciale pour assurer une mise en œuvre cohérente des activités et des méthodologies d'ECES, car toutes les approches utilisées dans nos projets (telles que EURECS, LEAD, EPEA, PEV, etc.) ont été conçues au niveau du siège par des experts d’ECES et doivent donc être mises en œuvre de manière harmonisée dans les différents projets.
Ces POS ont également été conçues en tenant compte des enseignements tirés de tous les exercices d'évaluation et de suivi externes réalisés par ECES, y compris les vérifications des dépenses, les audits financiers et les audits de système externes. Les POS ont parallèlement été diffusées auprès d'un grand nombre de membres du personnel d'ECES afin d'intégrer le retour d'information.
Fournissant des conseils pratiques à tous les experts d'ECES qui mettront en œuvre des activités pleinement conformes aux POS, ce document a été conçu en fonction du cycle de projet et fait partie des lectures pertinentes pour les experts d’ECES, les bailleurs de fonds, les évaluateurs et les auditeurs. La gestion du cycle de projet de l'UE comporte cinq phases : programmation, identification, formulation, mise en œuvre, évaluation et audit.
Afin d'adapter les POS pour suivre le cycle naturel du fonctionnement d'ECES, les POS s'articulent autour des sections suivantes :
- Identification et formulation des projets
- Lancement des projets
- Mise en œuvre des projets
- Suivi et évaluation des projets
- Clôture des projets
Chaque phase décrite ci-dessus vise à couvrir de manière aussi exhaustive que possible ce qui doit être connu et fait pendant le cycle du projet, tout en englobant les aspects institutionnels, organisationnels, administratifs, financiers, opérationnels et juridiques liés à la mise en œuvre d'EURECS.
En plus de fournir des conseils sur ces étapes pratiques, les POS comprennent également tous les modèles et formulaires nécessaires pour se conformer aux procédures pertinentes en annexe - les POS sont donc intégrées, c'est-à-dire qu'elles sont accompagnées de tous les documents nécessaires pour réaliser certaines étapes comme stipulé dans les POS.
