ECES est inscrite, en tant que fondation privée à but non lucratif dont le siège est à Bruxelles, avec le numéro d'entreprise 829998514 et avec le numéro de TVA belge BE0829998514.

 

ECES a développé une stratégie de gestion financière de qualité grâce à sa collaboration avec PME-Conseils

 

PME-Conseils est une entreprise certifiée ISO 9001 spécialisée en comptabilité, gestion d'entreprise et fiscalité, créée en 1987 à Bruxelles. 
PME Conseils est divisée en deux départements:

 

 

Le département de gestion des affaires apporte une assistance spécialisée nécessaire pour toute gestion performante. Le service Comptabilité offre des services de comptabilité, de suivi des comptes et de fiscalité. PME-Conseils a une excellente connaissance du secteur des organisations à but non lucratif et des organisations financées par l'Union européenne. En bref, outre les services habituels dans le domaine de la comptabilité, de l'administration des affaires et de la fiscalité spécifique aux associations à but non lucratif et autres organisations du secteur sans but lucratif, PME-Conseils soutient ECES dans la réalisation de:

 

  • la comptabilité financière adaptée spécifiquement à la supervision des projets ou des budgets spécifiques et adaptée aux besoins des rapports à établir;
  • la comptabilité financière conformément aux règles et normes applicables aux associations à but non lucratif;
  • les rapports budgétaires et financiers selon les exigences de chaque bailleur de fond;
  • les audits financiers des autorités subventionnaires ;
  • la déclaration et la gestion de la fiscalité, y compris la TVA, avec les autorisations locales appropriées.

 

Depuis le début de ses activités, ECES utilise WinBooKs comme logiciel comptable.

 

De plus, un logiciel spécifique a été créé avec PME-Conseils prenant en considération plusieurs années d'opérations financières, dans le but d’avoir un seul logiciel customisé permettant de gérer la logistique, la facturation, la gestion des stocks et des achats reliant le HQ aux projets sur le terrain. 

 

Ce logiciel a été customisé pour ECES par PME-Conseils et Logidrive, une société spécialisée dans les solutions Winbooks, www.logidrive.com/

 

 

En outre, au niveau des projets sur le terrain et pour assurer une supervision financière constante du siège d’ECES sur ses projets, Democracy Essential, l’organisation qui fournit le support informatique, a développé et mis en place un logiciel de gestion financière spécifique et sur mesure qui permettre de répondre aux besoins du terrain. Ce logiciel permet de suivre en temps réel le niveau des dépenses pour toutes les lignes budgétaires, ainsi que de vérifier les documents justificatifs pour chaque dépense encodée. Le logiciel fonctionne de manière très simple: chaque facture validée et payée est numérisée et téléchargée dans le système. Selon la ligne budgétaire correspondante à la dépense encodée, le logiciel calculera automatiquement les fonds restants disponibles. Ce système garantit une gestion financière transparente et précise et permet de surveiller étroitement les dépenses puisque le personnel d'ECES chargé de la supervision financière à Bruxelles peut également accéder au système. Ce système de gestion financière est essentiel pour faciliter la préparation de la vérification des dépenses des projets et des audits externes.